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Août 07

Professionnels : à quoi faut-il penser lorsque vous déménagez ?

Professionnels : à quoi faut-il penser lorsque vous déménagez ?

 

Changer de locaux peut s’avérer dramatique pour l’activité d’une entreprise si les démarches ne sont pas faites en avance et l’organisation prévue avec attention. On vous donne les pistes importantes pour réussir un déménagement professionnel.

 

Avant même de signer votre nouveau bail, il faut anticiper toutes les démarches administratives à réaliser avant votre départ. Fiez-vous à des professionnels du déménagement et des démarches administratives pour vous simplifier la vie au niveau des souscriptions de votre contrat d’énergie, de box internet, d’assurance et de redirection du courrier.

 

La première chose à faire est de donner congé à votre bailleur actuel dès que vous avez la confirmation pour le local qui accueillera vos effectifs. Vous avez le droit de résilier votre bail commercial tous les trois ans, à la condition de fournir un préavis de six mois délivré par huissier et donné pour le dernier jour du trimestre. Si le délai de six mois n’est pas respecté, il est certain que vous devrez vous acquitter de frais supplémentaires.

 

Une fois les locaux visités, établissez directement la capacité des locaux en termes de rangements et aménagements. Il vous faut prévoir dès le début si vous aurez des aménagements à faire, s’ils seront coûteux et s’ils nuiront à la productivité de votre entreprise. Préoccupez-vous également de l’essentiel pour permettre aux employés d’être opérationnels dès le premier jour : l’électricité. Vérifiez d’abord l’état de l’électricité dans vos locaux pour savoir s’il vous faut faire des travaux particuliers aux niveaux des prises.

 

Pour tout savoir sur le déménagement de l’énergie, lisez cet article sur la résiliation auprès d’EDF et sur les contrats phares du fournisseur connus sous le nom de Tarif Bleu sur cette page.

 

Deux mois avant votre déménagement dans de nouveaux locaux, pensez à faire tous les changements relatifs à votre identité et sécurité (sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements presse et courriers en général) pour ne rien perdre de vos différents partenaires et prestataires. Une à deux semaines avant le déménagement, il vous faudra contacter les assureurs et la préfecture concernant l’immatriculation de la société et de son Kbis.

 

Pour toutes les données informatiques, il est essentiel de faire l’inventaire du parc informatique de chaque poste et de s’assurer qu’il y ait une archive de tous les documents pour permettre la traçabilité des informations de chacun. Le meilleur moyen de sauvegarder tous les documents sans créer un chaos de doublon est de souscrire à une offre internet avec un service professionnel suffisamment dense pour couvrir vos besoins de stockage de données ou connectivité. Vous pouvez faire appel à des professionnels si vous n’avez pas une équipe technique à disposition.

 

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